Wenn sowohl der Fachhändler (Sender) als auch der Großhändler (Empfänger) mit unserer Warenwirtschaft dbFakt arbeiten, können Bestellungen des Fachhändlers sehr komfortabel als Auftrag beim Großhändler weiterverarbeitet werden.
Der Austausch erfolgt über eine CSV-Datei, die der Fachhändler exportiert und der Großhändler direkt in seine Fakturierung importiert.
Voraussetzungen
- Fachhändler und Großhändler nutzen beide dbFakt.
- Beide Seiten können Dateien über einen gemeinsamen Ablageort oder per E-Mail austauschen.
- Folgende Funktionen werden benötigt:
- Bestellung versenden als CSV (im Bestellwesen des Fachhändlers)
- Einlesen aus DB-Shop-Datei (in der Fakturierung des Großhändlers)
Schritt 1: Bestellung beim Fachhändler (Sender) exportieren
- Der Fachhändler öffnet das Bestellwesen und geht auf die entsprechende Bestellung
- Mit „Ausgabe / Bestellung / CSV-Datei vermailen“ hier wird eine eMail an den Großhändler mit der Datei im Anhang geöffnet
- Mit „Ausgabe / Bestellung / CSV-Datei…“ wird die Datei im Export Ordner gespeichert und die Datei muss dann manuell versendet werden
Schritt 2: Bestellung beim Großhändler (Empfänger) importieren
- Als Großhändler (Empfänger) öffnen Sie die Fakturierung.
- Öffnen Sie „Bearbeiten / Shopdaten einlesen / aus .dbshop-Datei“ (STRG+B)
- Im Dialog Shop Import wählen Sie den Dateityp „Bestellungen“ aus.
- Wählen Sie anschließend die zuvor gespeicherte CSV-Datei aus.
Nach der Auswahl erscheint eine Abfrage, welcher Kunde zugeordnet werden soll.
- Wählen Sie hier den Fachhändler (Sender) als Kunden.
- Alle weiteren notwendigen Daten werden automatisch hinterlegt.
Ergebnis des Imports
- Die Bestellung wird als Belegtyp „Angebot“ im dbFakt des Großhändlers (Empfänger) angelegt.
- Von hier aus kann das Angebot weitergeführt werden:
- in einen Auftrag
- in einen Lieferschein
- in eine Rechnung
Damit können Bestellungen effizient, schnell und fehlerfrei zwischen zwei dbFakt Installationen ausgetauscht werden.
Hinweise & Tipps
- Prüfen Sie beim ersten Import stichprobenartig Artikel, Mengen und Preise.
- Vereinbaren Sie mit dem Fachhändler ein einheitliches Vorgehen.
- Bei Importfehlern prüfen:
- ob Dateityp „Bestellungen“ korrekt gewählt wurde,
- ob die Datei vollständig übertragen wurde.