Mit dem DATEV-Export können Sie die in dbFakt erzeugten Rechnungsdaten einschließlich der zugehörigen Belege für die weitere Verarbeitung in DATEV bereitstellen. Der Ablauf besteht aus dem Export in dbFakt, der Übertragung der Belege über den DATEV Belegtransfer und der Weitergabe der erzeugten EXTF-Dateien an Ihren Steuerberater.

1. DATEV-Export in dbFakt durchführen

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Rechnungen des zu exportierenden Zeitraums vollständig durchgebucht wurden. In der Regel erfolgt der Export nach Abschluss des vorherigen Monats.

1. Öffnen Sie in dbFakt die OP-Verwaltung.
2. Wählen Sie Bearbeiten → Export für DATEV XML Schnittstelle online.
3. Grenzen Sie den gewünschten Zeitraum ein, beispielsweise bis zum letzten Tag des vorherigen Monats.
4. Starten Sie anschließend den Export.
5. Warten Sie, bis dbFakt meldet, dass der Stapel erfolgreich exportiert wurde.

Wichtig: Führen Sie die nachfolgenden Schritte erst aus, nachdem der Export in dbFakt vollständig abgeschlossen und die erfolgreiche Erstellung des Stapels bestätigt wurde.

2. Belege mit dem DATEV Belegtransfer übertragen

Nach dem erfolgreichen Export aus dbFakt starten Sie das Programm DATEV Belegtransfer.

In der Ordnerübersicht finden Sie den Ordner „Rechnungsausgang“.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Rechnungsausgang“.
2. Wählen Sie im Kontextmenü „Übertragen“.
3. Warten Sie, bis die Übertragung vollständig abgeschlossen ist.

Je nach Anzahl und Größe der zu übertragenden Belege kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Bei größeren Datenmengen sind Übertragungszeiten von fünf bis zehn Minuten durchaus möglich.

Beenden Sie den Vorgang daher nicht vorzeitig.

3. EXTF-Dateien an den Steuerberater übermitteln

Zusätzlich zu den übertragenen Belegen werden für die vollständigen Buchungssätze sogenannte EXTF-Dateien erzeugt.

Diese finden Sie auf dem eingestellten Laufwerk der dbFakt Installation im dafür vorgesehenen Ordner, siehe ggf. Stammdaten Einrichten der DATEV Schnittstelle.

Um die Dateien des aktuellen Exports schnell zu finden:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Ordner.
2. Sortieren Sie die Dateien nach dem aktuellen Datum.
3. Für den jeweiligen Export finden Sie drei CSV-Dateien, deren Dateinamen jeweils mit EXTF beginnen.
4. Senden Sie diese drei Dateien anschließend per E-Mail an Ihren Steuerberater.

Zusammenfassung

Für einen vollständigen DATEV-Export sind somit drei Schritte erforderlich:

1. DATEV XML-Export in dbFakt über die OP-Verwaltung durchführen.
2. Rechnungsausgang über den DATEV Belegtransfer übertragen.
3. Die drei erzeugten EXTF-CSV-Dateien an den Steuerberater senden.

Damit stehen sowohl die zugehörigen Belege als auch die vollständigen Buchungssätze für die weitere Verarbeitung in DATEV zur Verfügung.