Selektionen in der Adress- und Artikelverwaltung

Mit Hilfe der Selektionsfunktion können Sie gezielt Adress- oder Artikeldatensätze eingrenzen, um diese anschließend effizient weiterzuverarbeiten. Typische Anwendungsfälle sind z. B. das Neuberechnen von Preisen oder das Befüllen bestimmter Felder mit definierten Werten.

Starten einer Selektion

Um eine neue Selektion zu starten, wechseln Sie im entsprechenden Programmmodul mit F9 und anschließend F7 in eine leere Selektionsmaske des entsprechenden Moduls.

Festlegen von Selektionskriterien

Zu jedem Feld steht Ihnen ein Auswahlbutton zur Verfügung, über den Sie Vergleichsoperatoren wie z. B.
größer als, kleiner als, gleich, enthält usw. auswählen können.
Tragen Sie anschließend den gewünschten Vergleichswert direkt in das jeweilige Feld ein.

Zusätzlich können Sie:

per Doppelklick in ein Eingabefeld eine erweiterte Feldauswahl öffnen
innerhalb dieser Auswahl auf andere Datenbankfelder zugreifen und Feldvergleiche definieren

Bestätigen der Kriterien

Bestätigen Sie die erste Selektionsmaske mit F4
Optional können Sie eine zweite Kriterienmaske verwenden und weitere Einschränkungen definieren
Wenn keine weiteren Kriterien benötigt werden, bestätigen Sie auch diese Maske einfach mit F4 oder dem grünen Haken

Verknüpfung von Selektionskriterien

Die zwei Selektionsfenster ermöglichen es Ihnen, mehrere Selektionskriterien miteinander zu kombinieren bzw. zu verknüpfen.

Dabei stehen Ihnen nach Eingabe in beiden Selektionsfenster zwei Varianten zur Verfügung:

UND-Verknüpfung
Die Datensätze müssen alle definierten Kriterien gleichzeitig erfüllen
→ geeignet für gezielte und stark eingeschränkte Selektionen
ODER-Verknüpfung
Die Datensätze müssen mindestens eines der Kriterien erfüllen
→ geeignet für breitere Selektionen mit größerer Treffermenge

Durch die Kombination beider Selektionsfenster können Sie Ihre Abfragen flexibel und exakt an Ihre Anforderungen anpassen.

Lieferantenauswahl (nur Artikelverwaltung)

Im nächsten Schritt erscheint eine Lieferantenauswahl:

Nur relevant, wenn Sie Artikel gezielt nach einem Lieferanten selektieren möchten
Wählen Sie in diesem Fall den gewünschten Lieferanten aus und bestätigen Sie mit OK
Andernfalls unbedingt „Abbruch“ wählen, um die Selektion ohne Lieferantenfilter fortzusetzen

Selektion speichern (optional)

Sie haben die Möglichkeit, die erstellte Selektion zu speichern:

Vergabe einer Kurzbezeichnung
Wiederverwendung zu einem späteren Zeitpunkt

Alternativ können Sie diesen Schritt überspringen.

Ergebnis der Selektion

Nach Abschluss der Eingaben durchsucht die Software die Hauptdatenbank anhand Ihrer Kriterien und erstellt eine temporäre Datenbank.

Je nach Umfang der Selektionskriterien kann die Verarbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen, da die Software alle relevanten Datensätze entsprechend filtert.

Diese enthält ausschließlich die Datensätze (Adressen oder Artikel), die den definierten Selektionsbedingungen entsprechen und bildet die Grundlage für alle weiteren Bearbeitungsschritte.

Nach Abschluss der Selektion befinden Sie sich im Selektionsmodus. Dieser wird in Ihrer gewohnten Artikel- bzw. Adressmaske dargestellt und ist im Programmtitel an der Bezeichnung „Selektion Bearbeiten“ erkennbar.

Funktionen im Selektionsmodus

Der Selektionsmodus bietet Ihnen die Möglichkeit, gezielt auf die gefilterten Datensätze zuzugreifen und verschiedene Aktionen durchzuführen. Alle ausgeführten Funktionen wirken sich ausschließlich auf die selektierten Datensätze aus.

Typische Anwendungsfälle sind:

Artikel kalkulieren / aktualisieren
Werte können für alle selektierten Datensätze neu berechnet oder angepasst werden
Felder befüllen oder ändern
Bestimmte Felder lassen sich gesammelt mit einem definierten Wert überschreiben oder ergänzen
Weitere selektionsbezogene Funktionen
Alle entsprechenden Bearbeitungsfunktionen beziehen sich ausschließlich auf die aktuelle Selektion

Beispiele für Selektionen

Bestandsprüfung
Ermitteln Sie z. B. alle Artikel:
- ohne Bestand
- oder mit einem Bestand kleiner als 5
Warengruppenbezogene Anpassungen
Selektieren Sie Artikel einer bestimmten Warengruppe, um:
- einen Faktor VK1 zu hinterlegen
- diesen anschließend z. B. über die Funktion VK1 kalkulieren weiterzuverarbeiten

Diese gezielte Arbeitsweise ermöglicht eine effiziente Massenbearbeitung und sorgt für eine deutliche Zeitersparnis im täglichen Umgang mit großen Datenbeständen.

Anzeige der selektierten Datensätze

Nach Durchführung einer Selektion zeigt Ihnen die Software in der unteren Statusleiste an, wie viele Datensätze tatsächlich selektiert wurden.

Diese Anzeige gibt Ihnen eine direkte Übersicht über den Umfang Ihrer aktuellen Selektion und hilft dabei:

die Trefferquote Ihrer Selektionskriterien zu überprüfen
die Selektion bei Bedarf weiter einzugrenzen oder zu erweitern
den Umfang nachfolgender Bearbeitungen besser einzuschätzen

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, auf wie viele Adressen oder Artikel sich Ihre Aktionen im Selektionsmodus auswirken.

Übersicht von vorhandenen Selektionskriterien

Nach dem Aufruf der Selektionsfunktion über F9 öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem bereits gespeicherte Selektionskriterien verwaltet werden können.

In diesem Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten:

Selektionen auswählen und laden
Bereits gespeicherte Selektionskriterien können erneut verwendet werden
Selektionen löschen
Nicht mehr benötigte Selektionsvorlagen lassen sich entfernen
Details einsehen
Sie können sich die hinterlegten Kriterien einer Selektion anzeigen lassen
Selektion bearbeiten
Mit F9 wechseln Sie in die ausgewählte Selektion, um diese anzupassen oder direkt auszuführen