Die Funktion zur Erstellung von Sammelrechnungen wurde um eine weitere Möglichkeit erweitert. Neben der bisherigen Abrechnung nach Datum können Sammelrechnungen jetzt auch ab einem bestimmten Rechnungsbetrag erstellt werden.
Damit können Sie festlegen, dass Lieferscheine eines Kunden erst dann zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden, wenn deren Gesamtbetrag einen definierten Mindestwert erreicht hat.
Sammelrechnung nach Betrag erstellen
Im Dialog „Eingabe Suchkriterien“ stehen Ihnen zwei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Datum: Die Erstellung der Sammelrechnung erfolgt anhand der bisherigen datumsbezogenen Kriterien.
- Betrag: Die Erstellung der Sammelrechnung erfolgt, sobald die Summe der zu berücksichtigenden Lieferscheine den angegebenen Mindestbetrag erreicht.
Wählen Sie die Option „Betrag“ und tragen Sie im Feld „ab Rechnungssumme“ den gewünschten Mindestbetrag ein.
Berücksichtigung von Netto- und Bruttobeträgen
Der eingegebene Mindestbetrag richtet sich automatisch nach der in dbFakt eingestellten Fakturierungsart.
- Netto-Fakturierung: Es wird die Summe der Lieferscheine ohne Mehrwertsteuer berücksichtigt.
- Brutto-Fakturierung: Es wird die Summe der Lieferscheine inklusive Mehrwertsteuer berücksichtigt.
Wichtig: Eventuell anfallende Portokosten werden bei der Ermittlung des Gesamtbetrags immer mit berücksichtigt.
Beispiel
Sie arbeiten mit Netto-Fakturierung und geben als Mindestbetrag 500,00 € ein.
Für einen Kunden liegen folgende noch nicht abgerechnete Lieferscheine vor:
| Lieferschein | Nettobetrag |
|---|---|
| LS 1001 | 150,00 € |
| LS 1002 | 180,00 € |
| LS 1003 | 120,00 € |
| Portokosten | 15,00 € |
| Gesamtbetrag | 465,00 € |
Da der Gesamtbetrag unter 500,00 € liegt, wird zunächst keine Sammelrechnung erstellt.
Kommt ein weiterer Lieferschein über 80,00 € hinzu, erhöht sich der Gesamtbetrag auf 545,00 €. Damit ist der eingestellte Mindestbetrag erreicht bzw. überschritten und die Lieferscheine werden zur Erstellung einer Sammelrechnung berücksichtigt.
Sicherheitsfunktion: Ältesten Lieferschein berücksichtigen
Bei einer ausschließlich betragsabhängigen Abrechnung besteht die Möglichkeit, dass kleinere Lieferscheinbeträge über einen längeren Zeitraum nicht abgerechnet werden, weil der eingestellte Mindestbetrag nicht erreicht wird.
Um dies zu vermeiden, wurde die Funktion um das zusätzliche Kriterium „ältester Lieferschein vor“ erweitert.
Hier können Sie ein Datum angeben, bis zu dem spätestens eine Abrechnung erfolgen soll.
Beispiel:
Sie haben einen Mindestbetrag von 500,00 € festgelegt. Gleichzeitig möchten Sie sicherstellen, dass Lieferscheine nicht länger als drei Monate offenbleiben.
Tragen Sie hierzu im Feld „ältester Lieferschein vor“ das entsprechende Datum ein, beispielsweise das aktuelle Datum abzüglich drei Monate.
Liegt für einen Kunden mindestens ein noch nicht abgerechneter Lieferschein vor diesem Datum, wird dieser Kunde bei der Sammelrechnungserstellung berücksichtigt, auch wenn der Mindestbetrag von 500,00 € noch nicht erreicht wurde.
Auf diese Weise verhindern Sie, dass kleinere Lieferscheinbeträge dauerhaft unabgerechnet bleiben.
Standardeinstellung
Das Feld „ältester Lieferschein vor“ ist standardmäßig leer.
Solange kein Datum eingetragen wird, findet keine zusätzliche Prüfung anhand des Lieferscheindatums statt. Die Erstellung der Sammelrechnung erfolgt dann ausschließlich auf Grundlage des eingestellten Mindestbetrags.
Zusammenfassung
Mit der Erweiterung der Sammelrechnungsfunktion können Sie Ihre Abrechnung noch flexibler gestalten.
Die Kombination aus einem Mindestbetrag für Sammelrechnungen und einem optionalen Stichtag für den ältesten Lieferschein ermöglicht eine wirtschaftliche und gleichzeitig zeitgerechte Abrechnung.
Sie reduzieren damit die Anzahl von Kleinbetragsrechnungen und stellen gleichzeitig sicher, dass ältere Lieferscheine nicht unbegrenzt offenbleiben.