Perioden bilden die Grundlage der gesamten Einsatzplanung.
Sie definieren feste Zeiträume, in denen Besuche geplant werden.

Jede neue Periode baut automatisch auf der vorherigen auf. Dadurch entsteht eine lückenlose und fortlaufende Planung.

Das bedeutet:

• Die nächste Periode beginnt automatisch am Tag nach dem Ende der letzten Periode.
• Das Startdatum kann nicht manuell gewählt werden.
• Es verhindert damit Lücken zwischen den Perioden.

Ein Mitarbeiter im Backoffice prüft die Planungsvorschläge und passt diese bei Bedarf an.

Die Planung läuft dadurch chronologisch weiter, bleibt aber jederzeit kontrollierbar.

Neue Periode anlegen

Um eine neue Periode zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den Bereich Einstellungen -> Perioden.

Klicken Sie auf „+Hinzufügen„, dann Öffnet sich das Eingabefenster „Periode“.

Der Name entspricht immer dem Jahr und Monat im Format: YYYY/MM fortlaufend

Beispiel:

• Erste Periode im Januar 2026 -> 2026/01
• Nächste Periode Februar 2026 -> 2026/02
• Danach März 2026-> 2026/03

Der Monat wird automatisch fortlaufend erhöht.

Datumslogik der Periode

Startdatum:

• Das Startdatum wird automatisch lückenlos zur letzte Periode auf den Montag gesetzt.
• Es entspricht immer dem ersten Tag nach dem Ende der vorherigen Periode.
• Eine manuelle Änderung ist nicht möglich.

Enddatum:

• Es kann ein beliebiges Datum gewählt werden, sinnvoll wäre es immer im ca. 4-5 Wochen Rhythmus zu arbeiten.
• Das System setzt das Enddatum jedoch automatisch auf den Sonntag der gewählten Woche.

Beispiel:

Wird als Enddatum ein Mittwoch 10.06.2026 gewählt,
setzt das System das Enddatum automatisch auf den Sonntag derselben Woche 14.06.2026.

Dadurch entstehen immer vollständige Wochen.

Angenommen die letzte Periode endet am Sonntag 31.05.2026.

Dann gilt:

• Neue Periode beginnt automatisch am Montag 01.06.2026.
• Sie wählen z. B. den 24.06.2026, das System setzt das Enddatum automatisch auf Sonntag 28.06.2026.

Nach dem Speichern erscheint die Periode in der Übersicht mit dem Status „Offen„.

Perioden im Voraus anlegen

Wir empfehlen, Perioden frühzeitig und in ausreichender Anzahl in die Zukunft anzulegen. Da Perioden logisch aufeinander aufbauen und voneinander abhängig sind, sollten Sie diese idealerweise bereits mehrere Monate im Voraus erstellen – mindestens jedoch sechs Monate, besser noch bis zu zwölf Monate.

Wichtige Hinweise:

• Keine Löschung möglich: Einmal angelegte Perioden können nachträglich nicht mehr gelöscht werden.
• Start- und Enddatum sorgfältig prüfen: Achten Sie bei der Erstellung unbedingt auf korrekte Zeiträume.
• Nachträgliche Änderungen eingeschränkt: Sobald eine nachfolgende Periode erstellt wurde, kann die vorherige Periode in ihren Datumsangaben nicht mehr angepasst werden.

Eine sorgfältige Planung der Perioden im Vorfeld hilft, spätere Einschränkungen oder Korrekturaufwände zu vermeiden.

Statusabhängige Bearbeitung von Perioden

Die Bearbeitung von Perioden ist statusabhängig und folgt einer klaren, aufeinander aufbauenden Logik. Perioden werden kaskadierend erstellt, das heißt, jede Periode baut auf der vorherigen auf.

Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, dass Perioden lückenlos und in der richtigen Reihenfolge angelegt werden. Eine nachfolgende Periode kann erst dann geplant werden, wenn die vorherige Periode bereits geplant wurde.

Status und mögliche Aktionen

Je nach Status einer Periode stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:

• Offene Periode
  • Kann neu geplant werden
  • Datumsangaben können bearbeitet werden (nur bei der letzten offenen Periode)
• Periode in Planung
  • Planung kann neu gestartet werden
  • Planung kann verworfen werden
  • Export ist bereits möglich
• Geplante Periode
  • Keine weitere Bearbeitung möglich
  • Kann nur noch exportiert werden

Wichtige Hinweise

• Perioden sind technisch voneinander abhängig, daher ist ein nachträgliches Löschen nicht möglich.
• Fehlerhafte Datumsangaben in bereits verknüpften Perioden können nicht mehr korrigiert werden.
• Achten Sie daher besonders auf eine korrekte und durchgängige Anlage der Perioden, um spätere Einschränkungen zu vermeiden.

Diese Struktur stellt sicher, dass die Planung konsistent und nachvollziehbar bleibt.

Nach dem Anlegen der Periode

Sobald die Periode gespeichert wurde, ist der Status der Periode „Offen„, das bedeutet:

• Die Periode existiert
• Es wurde jedoch keine Planung durchgeführt
• Es wurden noch keine Termine erzeugt

Mit dem Speichern der Periode weiß das System:

• Ab wann geplant werden soll
• Bis wann geplant werden soll
• Welche Stores grundsätzlich berücksichtigt werden müssen.

Planung starten

Damit die Berechnung beginnt, muss die Planung manuell ausgelöst werden.

Vorgehen:

1. Rechtsklick auf die gewünschte Periode
2. Auswahl „Neu planen“ anklicken

Die Touren werden geplant und wechseln den Status von „Offen“ zu „In Planung„.

Was passiert bei einer Neuplanung?

Wenn Sie eine Periode neu planen, wird die Planung vollständig auf Basis bestehender Daten neu berechnet. Dabei greift das System auf die letzten Besuchsdaten sowie die definierten Besuchszyklen der Stores zurück.

Grundlage der Planung

Für jeden Store wird ermittelt:

• Wann der letzte Besuch stattgefunden hat
• In welchem Zyklus der Store besucht werden soll (z. B. monatlich, zweimonatlich, dreimonatlich)

Auf dieser Basis werden die Stores den jeweiligen Technikern zugeordnet und anschließend automatisch auf eine Vier-Tage-Woche verteilt.

Berücksichtigung von Besuchsintervallen

Ein zentrales Ziel der Neuplanung ist es, zu kurze Abstände zwischen Besuchen zu vermeiden:

• Wurde ein Store beispielsweise am Ende der vorherigen Periode besucht, wird verhindert, dass dieser direkt zu Beginn der neuen Periode erneut eingeplant wird.
• Stattdessen orientiert sich die Planung am bisherigen Rhythmus.
  • Beispiel: Besuch am 25. eines Monats → nächster Besuch idealerweise wieder in einem ähnlichen Zeitraum der Folgeperiode (bei monatlichem Zyklus)

Einfluss von Feiertagen

Bundeseinheitliche Feiertage können zu Verschiebungen innerhalb der Planung führen. Diese werden bei der automatischen Planung berücksichtigt.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit stehen Ihnen in der Planungsansicht sowie in der Storeansicht Informationen zum letzten Besuch zur Verfügung. So können Sie die Vorschläge einfach prüfen.

Vorschlagsbasierte Planung

Die automatische Neuplanung versteht sich immer als Vorschlag:

• Die erzeugte Planung befindet sich im Status in Planung
• Sie kann jederzeit manuell angepasst und optimiert werden

Ziel der Optimierung

Das System versucht:

• eine gleichmäßige Auslastung der Techniker zu erreichen
• die Besuche routenoptimiert auf die Woche zu verteilen

Aufgrund unterschiedlicher Besuchszyklen kann es dennoch vorkommen, dass die Auslastung zwischen den Wochen variiert.

Abschluss einer Periode

Eine Periode im Status „In Planung“ gilt als vorläufig.

Erst wenn die Periode über den Button „Abschließen“ aktiv beendet wird, gilt die Planung als verbindlich.
Sie bildet anschließend die Grundlage für die darauffolgende Periode.

Erst durch das Abschließen:

• wird die Planung fixiert
• ändert sich der Status auf „Geplant“
• entsteht die Grundlage für die nächste Periode

Änderungen innerhalb einer geplanten Periode

Auch eine bereits abgeschlossene „Geplant“ Periode kann im Alltag angepasst werden.

Beispiel:

• Techniker ist krank
• Urlaub tritt ein
• Termin muss verschoben werden
• Store bittet um neuen Termin

Termine können daher manuell verschoben oder geändert werden.

Auswirkungen auf Folgeperioden

Da jede Periode auf der vorherigen aufbaut, können Terminverschiebungen in einer „Geplanten“ Periode Auswirkungen auf den nächsten Termin haben.

Beispiel:

Ein Store mit einem Zyklus von 12/Jahr (alle 4 Wochen) wird in einer Geplanten Periode um eine Woche verschoben.

Dadurch verschiebt sich rechnerisch auch sein nächster Fälligkeitstermin.

Deshalb gilt:

Nur so werden:

• Verschiebungen berücksichtigt
• Neue Fälligkeiten korrekt berechnet
• Doppel- oder Fehlplanungen vermieden

Ansonsten kann es passieren, dass in der letzten Woche der Periode der Besuch war und schon in der ersten Woche der neuen Periode wieder ein Besuch stattfindet.

Perioden Export

Eine Periode im Status „In Planung“ kann exportiert werden. Dabei wird eine Excel-Datei erzeugt, die eine detaillierte Übersicht der geplanten Einsätze enthält.

In der Übersicht sehen Sie, welcher Storetechniker in welcher Kalenderwoche (KW), an welchem Wochentag sowie an welchem Datum eingeplant ist.

Im unteren Bereich der Excel-Datei werden die Kunden zusätzlich separat aufgelistet. Diese Aufteilung dient einer besseren Übersicht und erleichtert die Nachverfolgung der zugehörigen Stores.

Best Practice: Umgang mit Perioden

Für einen reibungslosen Ablauf in der Planung empfehlen wir folgende Vorgehensweise im Umgang mit Perioden:

Vorbereitung der Perioden

Legen Sie Perioden frühzeitig in den Einstellungen an und halten Sie stets ausreichend viele zukünftige Perioden vor. So stellen Sie sicher, dass Ihre Planung ohne Unterbrechungen fortgeführt werden kann.

Empfohlener Status im Live-Betrieb

Im produktiven Betrieb hat sich folgende Struktur bewährt:

• Letzte abgeschlossene Periode: Status geplant
• Aktuelle Periode: Status in Planung
• Zukünftige Perioden: Status offen

Diese Aufteilung sorgt für Klarheit und ermöglicht eine saubere, fortlaufende Planung.

Umgang mit Änderungen

Wenn Sie nachträglich Termine aus einer bereits geplanten Periode in eine Periode in Planung oder eine offene Periode verschieben, ist Folgendes unbedingt zu beachten:

• Die aktuell in Planung befindliche Periode sollte anschließend verworfen und neu geplant werden.
• Dadurch stellen Sie sicher, dass die Planung konsistent bleibt und keine Doppelbesuche oder ineffiziente Routen entstehen.

Fazit

Eine vorausschauende Anlage der Perioden sowie die konsequente Einhaltung der Statuslogik helfen dabei, Planungsfehler zu vermeiden und die Qualität der Tourenplanung dauerhaft hoch zu halten.