Stores anlegen und verwalten

Stores in der Storeliste suchen

In der Storeliste haben Sie verschiedene Möglichkeiten, gezielt nach einem bestimmten Store zu suchen oder die Liste einzugrenzen.

Nach Kunde filtern

Zunächst können Sie die Storeliste über die Kundenauswahl filtern. Dadurch werden nur noch die Stores angezeigt, die dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind. Dies erleichtert die Suche, insbesondere wenn viele Stores im System vorhanden sind.

Suche über das Suchfeld

Zusätzlich können Sie das Suchfeld verwenden, um die Liste weiter einzugrenzen. Die Suche funktioniert über mehrere Felder gleichzeitig. Sie können unter anderem nach folgenden Kriterien suchen:

Storename
Straße
Postleitzahl
Ort
Filialnummer

Sobald Sie einen Suchbegriff eingeben, wird die Storeliste automatisch entsprechend gefiltert und zeigt nur noch die passenden Einträge an.

Store bearbeiten

Wenn Sie den gewünschten Store gefunden haben, können Sie ihn direkt bearbeiten:

Doppelklick auf den Store öffnet den Bearbeitungsdialog.
Alternativ können Sie über Rechtsklick → Bearbeiten im Kontextmenü den Store editieren.

manuelle Storeanlage

Über das Menü erreichen Sie den Bereich Stores. Stores werden immer einem Kunden zugeordnet, das bedeutet:
Ein Kunde kann beliebig viele Stores besitzen. Daher ist es wichtig, dass der entsprechende Kunde bereits im System angelegt wurde, bevor Sie einen Store erstellen.

Store manuell anlegen

Um einen neuen Store manuell zu erstellen, klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Alternativ können Sie Stores auch über Import- und Exportfunktionen (z. B. per Excel) anlegen oder bearbeiten. Auf diese Funktionen gehen wir in einem späteren Abschnitt der Dokumentation näher ein.

Kundenauswahl und Storedaten

Beim Anlegen eines Stores wählen Sie zunächst den zugehörigen Kunden aus.

Anschließend können Sie folgende Angaben hinterlegen:

Store-Name
Marke
Filialnummer

Diese Felder sind optional. Wir empfehlen jedoch, mindestens einen Store-Namen zu vergeben, um eine eindeutige Zuordnung zu erleichtern.

Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Adresseingabe.

Adresse und Geocodierung

Im nächsten Schritt erfassen Sie die Adresse des Stores. Die Eingabe ist weitgehend selbsterklärend.

Die Geocodierung einer Store-Adresse ist zwingend erforderlich. Dabei wird die eingegebene Adresse in geografische Koordinaten (Breiten- und Längengrad) umgewandelt.

Diese Koordinaten sind notwendig, da verschiedene Funktionen der Software darauf basieren. Dazu gehören insbesondere:

die Routenplanung
das Vorschlagswesen
weitere standortbasierte Auswertungen und Funktionen

Kann eine Adresse nicht geocodiert werden, kann der entsprechende Store in diesen Funktionen nicht berücksichtigt werden. In diesem Fall ist es erforderlich, die Adresse zu überprüfen und so anzupassen, dass eine erfolgreiche Geocodierung möglich ist.

Betreuung (Zyklus)

Im Tab Betreuung legen Sie fest, ab wann der Store betreut wird.

Dabei müssen Sie ein Startdatum definieren. Dieses sollte:

in der Zukunft liegen
möglichst vor Beginn einer neuen Planungsperiode gesetzt werden

Falls bereits eine Planung existiert, muss diese gegebenenfalls verworfen und neu gestartet werden, damit der neue Store berücksichtigt werden kann.

Eine wichtige Einstellung ist der Besuchszyklus. Hier können Sie auswählen zwischen:

4 Besuche pro Jahr
6 Besuche pro Jahr
12 Besuche pro Jahr

In den meisten Fällen wird 12 Besuche pro Jahr verwendet.

Store-Techniker zuweisen

Für jeden Store muss ein Storetechniker hinterlegt werden. Diese Zuweisung ist notwendig, damit der Store im jeweiligen Besuchszyklus berücksichtigt und in der Planung eingeplant werden kann.

Ohne eine Zuordnung zu einem Storetechniker kann der Store nicht in die automatische Planung oder das Vorschlagswesen aufgenommen werden. Dadurch würde der Store im Zyklus nicht besucht werden.

Achten Sie daher darauf, dass bei der Anlage oder Bearbeitung eines Stores immer ein entsprechender Storetechniker zugewiesen wird.

Übersicht und Speichern

Zum Abschluss erhalten Sie eine Übersicht aller eingegebenen Store-Daten.

Mit einem Klick auf „Speichern“ wird der Store endgültig im System angelegt.

Store in der Planung pausieren (Besuche aussetzen)

In bestimmten Situationen kann es sinnvoll sein, einen Store vorübergehend von der Besuchsplanung auszunehmen. Gründe dafür können beispielsweise eine Modernisierung des Stores, eine vorübergehende Schließung oder andere organisatorische Umstände sein. Für solche Fälle bietet das System die Möglichkeit, Besuche für einen bestimmten Zeitraum auszusetzen.

Store einzeln pausieren

Um die Besuche für einen einzelnen Store auszusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Stammdaten.
Wechseln Sie in die Store-Übersicht.
Öffnen Sie den gewünschten Store über Bearbeiten.
Scrollen Sie zum Bereich Betreuung.
Aktivieren Sie die Option Besucher aussetzen.
Wählen Sie die Periode aussetzen ab, ab der der Store nicht mehr eingeplant werden soll.
Optional können Sie eine Periode aussetzen bis definieren.
- Wenn dieses Feld leer bleibt, wird der Store unbefristet von der Planung ausgesetzt.
Speichern Sie die Änderung.

Der Store wird ab der gewählten Periode nicht mehr in der Besuchsplanung berücksichtigt.

Wichtiger Hinweis zur Planung

Bitte beachten Sie, dass das Aussetzen von Besuchen nicht rückwirkend auf bereits geplante Perioden wirkt.

Das bedeutet:

Es können nur Perioden gewählt werden, die noch nicht geplant sind.
Wenn eine bereits geplante Periode betroffen ist, muss zuerst die Planung verworfen werden.

Vorgehensweise in diesem Fall:

Öffnen Sie die Einstellungen.
Verwerfen Sie die Planung für die entsprechende Periode.
Setzen Sie anschließend den Store auf Besucher aussetzen.
Starten Sie danach eine neue Planung.

Besuchshistorie

In der Store-Übersicht befindet sich auf der rechten Seite die Besuchshistorie.

Die Besuchshistorie zeigt eine Liste der vergangenen und geplanten Store-Besuche.
Zu jedem Eintrag werden das Datum des Besuchs sowie der zuständige Storetechniker angezeigt.