Im Bereich Kunden werden die zentralen Stammdaten eines Kunden im System verwaltet. Dazu zählen insbesondere der Name sowie optionale Angaben wie die Adresse.
Jeder Kunde kann mehrere Stores besitzen, die ihm eindeutig zugeordnet sind. Beim Anlegen eines neuen Kunden vergibt das System automatisch eine eindeutige Kunden-ID. Diese ID ist insbesondere beim Store-Import von großer Bedeutung, da nur über sie eine korrekte Zuordnung der Stores zum jeweiligen Kunden sichergestellt werden kann, diese finden Sie auch als Spalte (ID) in der Übersicht.
Kunden anlegen
Um einen neuen Kunden zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie folgende Angaben machen müssen:- Kundenlogo: Zulässige Formate sind PNG, JPG, JPEG und SVG. Die maximale Dateigröße beträgt 500KB.
- Kundenname: Pflichtfeld.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um mit dem Anlegen fortzufahren.
- Kundenadresse eingeben
Folgende Felder sind Pflicht und werden für die Geokodierung benötigt:- Straße
- Land
- Postleitzahl
- Ort
- Klicken Sie erneut auf „Weiter“
Sie erhalten nun eine Übersicht aller eingegebenen Daten. Diese können bei Bedarf nachträglich bearbeitet werden. - Speichern
Mit einem Klick auf „Speichern“ wird der Kunde endgültig angelegt.
Kunden bearbeiten und archivieren
Nachdem ein Kunde angelegt wurde, können Sie per Rechtsklick das Kontextmenü öffnen. Dort stehen Ihnen die Funktionen „Archivieren“ und „Bearbeiten“ zur Verfügung.
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, öffnet sich die Kundenübersicht.
Dort können Sie Änderungen vornehmen sowie den Kunden deaktivieren oder aktivieren.
Diese Einstellung wirkt sich direkt auf alle dem Kunden zugeordneten Stores aus.
Auswirkungen der Store-Deaktivierung
Wird ein Store deaktiviert, hat dies direkte Auswirkungen auf die Planung:
Wenn ein Store deaktiviert wird, bleibt er in allen bereits geplanten Perioden oder in Perioden mit dem Status „In Planung“ weiterhin enthalten und wird dort berücksichtigt.
Die Deaktivierung greift erst in der nächsten offenen Periode.
Zur besseren Nachvollziehbarkeit erhalten Sie im Button einen entsprechenden Hinweis, ab wann die Deaktivierung tatsächlich greift.
Dies ermöglicht eine transparente Planung und verhindert unerwartete Abweichungen.
Deaktivierte Stores werden in der Kundenübersicht mit dem Feld „Deaktiviert seit“ gekennzeichnet.
Zusätzlich werden diese Stores in der Kundenübersicht (Tabelle) gelb hervorgehoben, sodass sie schnell identifiziert werden können.
Übersicht und Kontrolle
Die Kundenübersicht bietet die Möglichkeit, auf einen Blick zu erkennen, wie viele Stores einem Kunden zugeordnet sind. Dies erleichtert die Verwaltung und Kontrolle der Kundendaten.
Kunden und Stores archivieren
Wenn der Servicevertrag mit einem Kunden ausläuft, können Sie den Kunden sowie alle zugehörigen Stores archivieren.
So funktioniert das Archivieren:
- Führen Sie einen Rechtsklick auf den Kunden in der Übersicht aus.
- Es erscheint ein Dialog, in dem Sie auswählen können, ob alle Stores zusammen mit dem Kunden oder nur der Kunde archiviert werden sollen.
- Archivierte Kunden und Stores werden aus der Übersicht ausgeblendet und nicht mehr in der Planung berücksichtigt.
- Über die Filterfunktion können archivierte Kunden/Stores jederzeit wieder eingeblendet und reaktiviert werden.
- Nach dem Archivieren eines Kunden sollten Sie prüfen, ob die Periode neu geplant werden muss, damit dieser Kunde keine weiteren Termine erhält.