Der Import ermöglicht es, mehrere Stores gleichzeitig anzulegen oder zu aktualisieren.
Damit der Import korrekt funktioniert, ist es wichtig, den Aufbau der Datei und die Bedeutung der zentralen Felder zu verstehen.
Über die Exportfunktion kann eine bestehende Storeliste aus dem System als Muster Excel-Datei heruntergeladen werden.
Diese Datei kann anschließend außerhalb des Systems bearbeitet werden.
Zum Beispiel können:
- bestehende Daten angepasst
- neue Stores ergänzt
- Mitarbeiterzuweisungen geändert
werden.
Nach der Überarbeitung kann die Datei importiert werden.
Wenn zwischen Export und anschließendem Import einer
Storeliste Zeit vergeht, kann es vorkommen, dass zwischenzeitlich
im System vorgenommene Änderungen wieder überschrieben werden.
Dies passiert, wenn beim Import ältere Daten aus der Exportdatei erneut eingespielt werden.
Daher sollten Änderungen, die über Import und Export von Stores vorgenommen werden, möglichst zeitnah durchgeführt werden.
Dies gilt insbesondere für Änderungen an der Mitarbeiter- bzw. Storetechnikerzuweisung und des Zyklus, da diese beim Import ebenfalls überschrieben werden kann. Achten Sie daher darauf, dass die Daten in der Importdatei dem aktuellen Stand entsprechen und das danach ggbf. die Perioden neu geplant werden.
Aufbau der Importdatei
Für eine korrekte Verarbeitung sind insbesondere folgende Felder entscheidend:
Die StoreID dient der eindeutigen Identifikation eines Stores.
Wird keine StoreID angegeben, legt das System einen neuen Store an und vergibt automatisch eine ID.
Vergebene StoreID’s dürfen nicht verändert werden!
Die KundenID muss mit einem bestehenden Kunden im System übereinstimmen.
Nur so kann der Store dem richtigen Kunden zugeordnet werden.
Eine falsche KundenID führt zu einer fehlerhaften oder fehlenden Zuordnung!
Die MitarbeiterID dient der Zuordnung eines Stores zu einem Mitarbeiter.
Wird eine gültige MitarbeiterID angegeben, wird der Store direkt diesem Mitarbeiter zugewiesen.
Wird beim Store-Import keine MitarbeiterID angegeben, erfolgt die
Zuordnung automatisch durch das System, dessen Einsatzgebiet
geografisch am nächstgelegenen zum jeweiligen Store liegt und
weist diesen automatisch zu.
Vor dem endgültigen Abschluss erhalten Sie eine Vorschau des Imports,
in der die Zuordnungen überprüft werden können.