Mit der Funktion Rechnungseingangsprüfung mit KI können Eingangsrechnungen (PDF-Dateien) automatisiert analysiert und mit den vorhandenen Artikelzugängen abgeglichen werden. Ziel ist eine schnelle, strukturierte und nachvollziehbare Prüfung Ihrer Lieferantenrechnungen.
Voraussetzungen
- Verwendung einer digital erzeugten PDF-Rechnung (keine gescannten Belege empfohlen).Bei gescannten Dokumenten muss eine OCR-Erkennung durchgeführt werden, was zu Ungenauigkeiten führen kann.
- Ein korrekt eingerichteter KI-Proxy in Ihrem System.
- Ein vorhandener Artikelzugang, der geprüft werden soll.
- Hinterlegter oder definierter Prompt (Anweisung für die KI).
Ablauf der KI-gestützten Prüfung
1. Zugangsbeleg auswählen
Öffnen Sie die Liste der Zugänge und wählen Sie den entsprechenden Zugangsbeleg aus.
2. Belegdatei hinterlegen
Im nachfolgenden Dialog:
- Hinterlegen Sie unten die zugehörige PDF-Rechnung.
- Stellen Sie sicher, dass der KI-Proxy aktiv ist.
3. Prompt definieren
Vor dem Start der Analyse muss ein Prompt eingegeben werden.
Wir stellen einen Standard-Prompt zur Verfügung. Bitte beachten Sie:
- Je nach Lieferant kann eine angepasste Formulierung erforderlich sein.
- Prüfen Sie die ersten Ergebnisse besonders sorgfältig.
- In vielen Fällen ist es sinnvoll, pro Lieferant einen eigenen Prompt zu definieren.
- Der verwendete Prompt wird lieferantenspezifisch gespeichert.
4. PDF analysieren („Jetzt parsen“)
Mit Klick auf „Jetzt parsen“:
- Wird das PDF durch die KI ausgelesen.
- Die Inhalte werden anhand des Prompts strukturiert interpretiert.
- Das System zeigt einen Vergleichsdialog an.
Ergebnisdialog verstehen
Der Dialog ist zweigeteilt aufgebaut:
Oberer Bereich: KI-Ergebnis
Hier sehen Sie:
- Die von der KI erkannten Rechnungspositionen
- Mengen
- Einzelpreise
- Gesamtnettobetrag
- Weitere relevante Rechnungsinformationen
Positionen, die korrekt zugeordnet wurden, werden grün markiert.
Im Feld „Gesamt“ wird der erkannte Gesamtnettobetrag angezeigt.
Dieser sollte mit dem Nettogesamtbetrag der Rechnung übereinstimmen.
Unterer Bereich: Ihre Artikelzugänge
Hier werden die vorhandenen Artikelzugänge aus Ihrem System angezeigt.
Sie haben die Möglichkeit:
- Weitere Zugänge hinzuzufügen (z. B. bei Sammelrechnungen)
- Nicht passende Zugänge zu entfernen
- Die Zuordnung manuell zu prüfen und zu korrigieren
Abschluss der Prüfung
Mit „OK“ wird:
- Die Eingangsrechnung erstellt
- Eine eventuelle Preisanpassung vorgenommen
- Der korrigierte Einkaufspreis in den Artikel zurückgeschrieben
Hinweise zur Praxis
- Prüfen Sie insbesondere bei neuen Lieferanten die ersten KI-Auswertungen sorgfältig.
- Digitale Original-PDFs liefern deutlich bessere Ergebnisse als Scans.
- Unterschiedliche Rechnungslayouts erfordern häufig unterschiedliche Prompts.
- Eine saubere Pflege der Lieferantenstruktur verbessert langfristig die Erkennungsqualität.
Mit der KI-gestützten Rechnungseingangsprüfung reduzieren Sie manuellen Prüfaufwand erheblich und erhöhen gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer Wareneingangsprozesse.