Mit dem Adressimport können Kunden- und Adressdaten aus einer CSV-Datei in die Adressverwaltung von dbFakt übernommen werden.

Die CSV-Datei kann beispielsweise aus einem anderen Warenwirtschaftssystem, einer bestehenden Kundendatenbank oder einer Excel-Tabelle stammen.

Der Adressimport kann verwendet werden, um:

  • neue Kunden und Adressen anzulegen,
  • bestehende Adressdaten zu aktualisieren,
  • Anschriften und Kontaktdaten zu ändern,
  • Telefonnummern und E-Mail-Adressen zu ergänzen,
  • weitere Adressinformationen in größerem Umfang zu pflegen.

Die eindeutige Zuordnung erfolgt über die Kundennummer (K_Nummer) und die OP-Nummer (K_OPOSTEN). Diese bilden die maßgeblichen Schlüsselfelder für den Adressimport.

Allgemeines zur CSV-Datei

Die CSV-Datei muss vor dem Import in einem passenden Format vorliegen.

EinstellungWert
TrennzeichenSemikolon (;)
ZeilenumbruchCR LF
TexterkennungszeichenDoppelte Anführungszeichen (")
ZeichensatzANSI / ASCII (Windows)
DezimaltrennzeichenKomma (,)

Beispiel einer CSV-Datei

Die folgende Datei zeigt den grundsätzlichen Aufbau einer Adressimportdatei.

K_NUMMER;K_OPOSTEN;K_NAME1;K_STRASSE;K_PLZ;K_ORT
10001;10001;Muster GmbH;Hauptstr. 12;80331;München
10002;10002;Beispiel AG;Bahnhofstr. 5;20095;Hamburg
10003;10003;Testfirma OHG;Marktplatz 8;50667;Köln

Hinweis: Die Spaltenbezeichnungen sind in diesem Beispiel vereinfacht dargestellt. Die tatsächlichen Datenbankfeldnamen müssen bei der Feldzuordnung im Importassistenten berücksichtigt werden.

Jede Adresse muss in einer eigenen Zeile stehen. Die erste Zeile enthält üblicherweise die Spaltenüberschriften.

Typische CSV-Fehler vermeiden

Keine Semikolons in Texten verwenden.

Das Semikolon dient als Trennzeichen der CSV-Datei. Deshalb darf es nicht unkontrolliert in Firmennamen, Adresszusätzen oder anderen Textfeldern vorkommen.

Beispiel:

Richtig:

Muster GmbH Vertrieb und Service

Problematisch:

Muster GmbH; Vertrieb und Service

Ein zusätzliches Semikolon kann dazu führen, dass die Spalten beim Import nicht mehr korrekt erkannt werden.

Semikolons in Excel entfernen

Wenn Sie die Daten vor dem Import in Microsoft Excel bearbeiten, prüfen Sie die Datei auf enthaltene Semikolons.

  1. Öffnen Sie die Datei in Microsoft Excel.
  2. Drücken Sie STRG + H, um den Dialog „Suchen und Ersetzen“ zu öffnen.
  3. Tragen Sie im Feld „Suchen nach“ ein Semikolon (;) ein.
  4. Lassen Sie das Feld „Ersetzen durch“ leer.
  5. Entfernen Sie die entsprechenden Zeichen aus den betroffenen Daten.

Achten Sie darauf, dass ausschließlich unerwünschte Semikolons innerhalb der Daten entfernt werden.

Anführungszeichen in CSV-Dateien

Doppelte Anführungszeichen (") werden in CSV-Dateien häufig zur Kennzeichnung von Textfeldern verwendet.

Enthält ein Feld selbst Anführungszeichen, kann Excel diese beim CSV-Export durch zusätzliche Anführungszeichen maskieren.

Beispiel:

"""Musterfirma"""

Solche Zeichenfolgen können bei der Verarbeitung zu Problemen führen.

Prüfen Sie die CSV-Datei deshalb nach dem Speichern zusätzlich mit einem Texteditor wie Notepad++ oder PSPad.

Zeichensatz beachten

Für den Import sollten ANSI- beziehungsweise Windows-Zeichensätze verwendet werden.

Ein falscher Zeichensatz kann dazu führen, dass Umlaute und Sonderzeichen fehlerhaft übernommen werden.

Richtig:

Müller & Söhne GmbH

Falsch:

Müller & Söhne GmbH

Besonders bei Adressdaten ist auf die korrekte Darstellung von Umlauten, Straßennamen und Ortsbezeichnungen zu achten.

Eindeutige Zuordnung über Kundennummer und OP-Nummer

Für den Adressimport sind die Kundennummer (K_NUMMER) und die OP-Nummer (K_OPOSTEN) die maßgeblichen Schlüsselfelder.

Diese ermöglichen die eindeutige Zuordnung der importierten Daten zu den entsprechenden Adressdatensätzen.

FeldBedeutungBeispiel
K_NUMMERKundennummer in dbFakt10001
K_OPOSTENOffene-Posten-Nummer10001

Die beiden Nummern sollten bereits bei der Vorbereitung der Importdatei korrekt hinterlegt werden.

Wichtig: Die Kundennummer und die OP-Nummer sind nicht mit dem Firmennamen, der Telefonnummer oder der E-Mail-Adresse gleichzusetzen.

Firmennamen können mehrfach vorkommen oder sich im Laufe der Zeit ändern. Für eine zuverlässige Zuordnung sind deshalb die vorgesehenen Schlüsselfelder zu verwenden.

Achten Sie darauf, dass die Kombination aus Kundennummer und OP-Nummer innerhalb der Importdatei eindeutig ist.

Vorbereitung der Importdatei

Dateien aus anderen Programmen müssen vor dem Import häufig bearbeitet werden.

In der Praxis enthalten diese Dateien beispielsweise:

  • abweichende Spaltenbezeichnungen,
  • zusätzliche, nicht benötigte Informationen,
  • unterschiedliche Schreibweisen bei Adressen,
  • falsch formatierte Postleitzahlen,
  • fehlende Kundennummern oder OP-Nummern,
  • problematische Sonderzeichen.

Empfohlene Vorgehensweise

  1. Erstellen Sie eine eigene Importvorlage.
  2. Übernehmen Sie die Daten aus der ursprünglichen Datei.
  3. Verwenden Sie nur die benötigten Spalten.
  4. Prüfen Sie Kundennummer und OP-Nummer.
  5. Vereinheitlichen Sie die Schreibweise und Formatierung.
  6. Kontrollieren Sie die Datei vor dem Import.
  7. Speichern Sie die fertige Datei im CSV-Format.

Beispiel einer ursprünglichen Adressdatei

Kunden-Nr;Firma;Straße;PLZ;Ort;Telefon;E-Mail
10001;Muster GmbH;Hauptstr. 12;80331;München;089123456;info@beispiel.de
10002;Beispiel AG;Bahnhofstr. 5;20095;Hamburg;040123456;kontakt@beispiel.de

Beispiel einer vorbereiteten Importdatei

K_NUMMER;K_OPOSTEN;K_NAME1;K_STRASSE;K_PLZ;K_ORT;K_TEL1,K_TELEX
10001;10001;Muster GmbH;Hauptstr. 12;80331;München;089123456;info@beispiel.de
10002;10002;Beispiel AG;Bahnhofstr. 5;20095;Hamburg;040123456;kontakt@beispiel.de

Die Feldnamen dienen hier zur Veranschaulichung und müssen gegebenenfalls an die tatsächlichen Datenbankfeldnamen angepasst werden.

Wenn die Spaltenüberschriften mit den Datenbankfeldnamen übereinstimmen, kann die automatische Feldzuordnung des Importassistenten genutzt werden, sofern diese unterstützt wird.

Postleitzahlen und Telefonnummern richtig formatieren

Achten Sie insbesondere bei Postleitzahlen und Telefonnummern auf die richtige Formatierung.

Diese Werte sollten in Excel möglichst als Text behandelt werden.

Beispiel:

PLZ: 01234
Telefon: 0301234567

Werden solche Werte als Zahlen interpretiert, können führende Nullen verloren gehen.

Dies kann dazu führen, dass Postleitzahlen oder Telefonnummern nach dem Import nicht mehr korrekt sind.

Excel: CSV-Datei speichern

Beim Export aus Microsoft Excel sollte folgendes Dateiformat verwendet werden:

CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)

Dieses Format können Sie in Excel über

Exportieren → Dateityp ändern → CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)

auswählen.

Klicken Sie anschließend auf „Speichern unter“ und wählen Sie den gewünschten Speicherort.

Unter

Tools → Weboptionen → Codierung

finden Sie die Einstellung:

Dokument speichern als: Westeuropäisch (Windows)

Wählen Sie diese Codierung aus und bestätigen Sie mit „OK“.

Kontrollieren Sie anschließend die gespeicherte CSV-Datei mit einem Texteditor.

Datenbanksicherung vor dem Import

Vor jedem Adressimport sollte unbedingt eine vollständige Datenbanksicherung durchgeführt werden.

Ein Import kann bestehende Adressdaten überschreiben. Werden Felder falsch zugeordnet oder fehlerhafte Werte importiert, können vorhandene Kundendaten unbeabsichtigt verändert werden.

Der Import kann nicht ohne Weiteres rückgängig gemacht werden.

Prüfen Sie deshalb die Importdatei sorgfältig und kontrollieren Sie die importierten Adressen unmittelbar nach Abschluss des Imports.

Adressimportassistent starten

Nachdem die CSV-Datei vorbereitet und die Datenbanksicherung durchgeführt wurde, kann der Adressimport in der Adressverwaltung gestartet werden.

Der Importassistent führt Sie grundsätzlich durch folgende Schritte:

  1. Importdatei auswählen.
  2. Dateiformat und Zeichensatz festlegen.
  3. Importmethode auswählen.
  4. Schlüsselfelder für die Zuordnung festlegen.
  5. Spalten der CSV-Datei den Datenbankfeldern zuordnen.
  6. Einstellungen kontrollieren und Import durchführen.

Achten Sie insbesondere darauf, dass die Kundennummer und die OP-Nummer korrekt zugeordnet werden.

Unterschiede der Importmethoden

Beim Adressimport wird festgelegt, wie die Daten verarbeitet werden sollen.

Grundsätzlich werden folgende Anwendungsfälle unterschieden.

Nicht vorhandene Adressen neu anlegen

Bei dieser Importmethode werden neue Adressdatensätze angelegt.

Bereits vorhandene Adressen werden nicht verändert.

Diese Methode eignet sich insbesondere für den erstmaligen Import eines neuen Kundenbestandes.

Nur die angegebenen Felder vorhandener Adressen abgleichen

Mit dieser Methode können bestehende Adressen gezielt aktualisiert werden.

Dabei werden nur die Felder berücksichtigt, die im Importassistenten entsprechend zugeordnet wurden.

Beispielsweise können damit Telefonnummern oder E-Mail-Adressen aktualisiert werden, ohne sämtliche Adressdaten erneut importieren zu müssen.

Beispiel:

KNUMMER;OPNUMMER;TELEFON;EMAIL
10001;10001;089987654;service@beispiel.de
10002;10002;040987654;info@beispiel.de

Diese Methode eignet sich besonders für regelmäßige Aktualisierungen von Kundendaten.

Wichtig: Prüfen Sie vor dem Import, wie leere Felder behandelt werden, damit vorhandene Informationen nicht unbeabsichtigt gelöscht oder überschrieben werden.

Bestehende Adressen abgleichen und neue Adressen anlegen

Diese Methode kombiniert die Aktualisierung vorhandener Adressen mit der Neuanlage bisher nicht vorhandener Datensätze.

Sie eignet sich beispielsweise, wenn regelmäßig eine vollständige Kundenliste aus einem anderen System übernommen wird.

Die eindeutige Zuordnung muss dabei über die vorgesehenen Schlüsselfelder erfolgen.

Feldzuordnung im Importassistenten

Im Importassistenten werden die Spalten der CSV-Datei den entsprechenden Datenbankfeldern zugeordnet.

GUI BeschriftungDatenbankfeldnameDatentypInfo
Adressnummeradressen.K_NUMMER
C 20Primärschlüssel
Pflichtfeld
OP-Nummeradressen.K_OPOSTEN
C 8Pflichtfeld
Adresse angelegtadressen.K_DATUM
D 8
letzte Änderungadressen.K_MODDAT
D 8
letzte Änderung Useradressen.K_MODWHO
C 20
Anrede / Matchcodeadressen.K_ANREDE
C 40
Vornameadressen.K_VORNAMEC 40
Name 1adressen.K_NAME1C 40
Name 2adressen.K_NAME2C 40
Telefon 1adressen.K_TEL1C 20
Telefon 2adressen.K_TEL3C 20
Mobil adressen.K_TEL2C 20
Faxadressen.K_FAXC 20
EMailadressen.K_TELEXC 64
Skypeadressen.K_VOIPC 30
Zusatz 1adressen.K_ZUSATZC 40
Zusatz 2adressen.K_ZUSATZ2C 40
Strasseadressen.K_STRASSEC 40
Landadressen.K_LANDC 3
PLZadressen.K_PLZC 10
Ortadressen.K_ORTC 40
PLZadressen.K_PLZ2C 10PLZ / Postfach
Postfachadressen.K_PFC 40
Kd .- nummeradressen.K_BANKNRC 20
Kd. -artadressen.K_KARTC 20
Gruppe adressen.K_GRUPPEC 20
Brancheadressen.K_BRANCHEC 20
UstID
adressen.K_USIDC 20Korrespondiert zu Exportkunde = „E“
Steuernr.
adressen.K_STNUMMERC 20
Bestimmungslandadressen.K_BESTLANDC 100
geboren amadressen.K_GEBDATD 8
Shop-Kundeadressen.K_SHOPC 1
Briefanredeadressen.K_BANREDEC 60
abgl. Outlookadressen.K_OUTLOOKC 1
Bemerkungadressen.K_BEM1C 60
Homepageadressen.K_BEM2C 60
Rechnung an (Adressnummer)adressen.K_FAKTUC 20
Sammelrech.adressen.K_SAMMELC 1
Exportkundeadressen.K_EXPORTC 1Pflichtfeld (J,N,E)
Währungadressen.K_WG_SYMBC 4EUR, USD, GBP, CHF
Sprache Artikeladressen.K_ARTLANGC 3EN, FR, NL, ES, IT
Konditionenadressen.K_KONDITC 40
Vorkasseadressen.K_VORKASSEC 1
Zahlartadressen.K_ZARTC 1K = keine
L = Lastschrift
Ü = Überweisung
Zahlungszieladressen.K_ZZIELN 3
Skontotageadressen.K_SKTAGEN 3
Skonto %adressen.K_SKPROZN 6 / 2
Staffeladressen.K_MSTUFEN 1
Rabattsatzadressen.K_RABATTN 6 / 2
Preislistenadressen.K_PREISLSTC 120
Versandartadressen.K_VERSARTN 2
Tarifzoneadressen.K_MTAGEC 3
Transp.kostenadressen.K_TRANSPOC 1
ab Warenwertadressen.K_ABWERTN 13 / 2
Portoadressen.K_PORTON 7 / 2
Angebot Formular 1adressen.K_FORM1_1C 20
Angebot Formular 2adressen.K_FORM1_2C 20
Angebot Aufkleberadressen.K_FORM1_3C 20
Angebot EMailadressen.K_FORM1_4C 20
Angebot Email-Adr:adressen.K_MAIL1C 64
Bestätigung Formular 1adressen.K_FORM2_1C 20
Bestätigung Formular 2adressen.K_FORM2_2C 20
Bestätigung Aufkleberadressen.K_FORM2_3C 20
Bestätigung EMailadressen.K_FORM2_4C 20
Bestätigung Email-Adr:adressen.K_MAIL2C 64
Lieferschein Formular 1adressen.K_FORM3_1C 20
Lieferschein Formular 2adressen.K_FORM3_2C 20
Lieferschein Aufkleberadressen.K_FORM3_3C 20
Lieferschein EMailadressen.K_FORM3_4C 20
Lieferschein Email-Adr:adressen.K_MAIL3C 64
Rechnung Formular 1adressen.K_FORM4_1C 20
Rechnung Formular 2adressen.K_FORM4_2C 20
Rechnung Aufkleberadressen.K_FORM4_3C 20
Rechnung EMailadressen.K_FORM4_4C 20
Rechnung Email-Adr:adressen.K_MAIL4C 64
Rechnungskorrektur Formular 1adressen.K_FORM5_1C 20
Rechnungskorrektur Formular 2adressen.K_FORM5_2C 20
Rechnungskorrektur Aufkleberadressen.K_FORM5_3C 20
Rechnungskorrektur EMailadressen.K_FORM5_4C 20
Rechnungskorrektur Email-Adr:adressen.K_MAIL5C 64
Kassenbon Formular 1adressen.K_FORM6_1C 20
Kassenbon Formular 2adressen.K_FORM6_2C 20
Bestellung Formular 1adressen.K_FORM7_1C 20
Bestellung EMailadressen.K_FORM7_4C 20
EMail i. Faktuadressen.K_MAILBELC 1
EMail b. Ruckstandadressen.K_MAILRUKC 1
BLZadressen.K_BLZC 20
Konto Nr.adressen.K_KTOC 20
Institutadressen.K_BANKC 40
IBANadressen.K_IBANC 34
BICadressen.K_SWIFTC 11
CC Nummeradressen.K_CKNUMMERC 24
CC Nameadressen.K_CKNAMEC 20
gültig bisadressen.K_CKDATED 8
CVCadressen.K_CKCVCC 4
Grenzbetragadressen.K_GRENZN 13 / 2
Mahnsperreadressen.K_MSPERREC 1
Zahlungsmoraladressen.K_MORALN 1
X-Rechnung/ZUGFeRD Referenzadressen.K_DUMMYCC 44
Liefersperreadressen.K_LOCKC 80
Verkaufer Nr.adressen.K_VERTRETN 2
Verkaufer Nameadressen.K_VERTNAMEC 40
Umsatz Wert Jan.adressen.K_UMAJ1N 13 / 2
Umsatz Wert Feb.adressen.K_UMAJ2N 13 / 2
Umsatz Wert Märzadressen.K_UMAJ3N 13 / 2
Umsatz Wert Apriladressen.K_UMAJ4N 13 / 2
Umsatz Wert Maiadressen.K_UMAJ5N 13 / 2
Umsatz Wert Juniadressen.K_UMAJ6N 13 / 2
Umsatz Wert Juliadressen.K_UMAJ7N 13 / 2
Umsatz Wert Aug.adressen.K_UMAJ8N 13 / 2
Umsatz Wert Sept.adressen.K_UMAJ9N 13 / 2
Umsatz Wert Okt.adressen.K_UMAJ10N 13 / 2
Umsatz Wert Nov.adressen.K_UMAJ11N 13 / 2
Umsatz Wert Dez.adressen.K_UMAJ12N 13 / 2
Umsatz Wert 1. Quartadressen.K_UMAQ1N 13 / 2
Umsatz Wert 2. Quartadressen.K_UMAQ2N 13 / 2
Umsatz Wert 3. Quartadressen.K_UMAQ3N 13 / 2
Umsatz Wert 4. Quartadressen.K_UMAQ4N 13 / 2
Umsatz Wert Vorjahradressen.K_UMVGESN 13 / 2
Umsatz Wert akt.Jahradressen.K_UMAGESN 13 / 2
Belegtypadressen.K_ANZBELNRN 1
Beleganzahladressen.K_ANZBELN 6
letzter Umsatzadressen.K_LASTDATD 8
Textadressen.K_NOTIZM 10

Die Bezeichnungen in dieser Tabelle sind Beispiele. Die tatsächliche Feldzuordnung richtet sich nach den im Adressimportassistenten verfügbaren Datenbankfeldern.

Prüfen Sie vor dem Import, ob sämtliche Spalten den richtigen Zielfeldern zugeordnet sind.

Datentypen beachten

Die Daten müssen dem erwarteten Datentyp des jeweiligen Datenbankfeldes entsprechen.

Typische Beispiele:

DatentypVerwendungBeispiel
Zeichenfeld (C)Namen, Straße, TelefonnummerMuster GmbH
Numerisches Feld (N)Zahlenwerte100
Datumsfeld (D)Datumsangaben19.10.2026
Logisches Feld (L)Ja-/Nein-WerteJ / N

Besonders wichtig ist, dass Kundennummern, Postleitzahlen und Telefonnummern nicht durch Excel automatisch verändert werden.

Formeln und Festwerte

Sofern der Adressimportassistent entsprechende Funktionen anbietet, können bei der Feldzuordnung auch Formeln oder feste Werte verwendet werden.

Schauen Sie auch gerne dazu in der Anleitund zum Artikelimport unsere Beispiele an: Artikelimport / CSV-Import

Damit lassen sich beispielsweise fehlende Informationen ergänzen oder bestimmte Datenfelder beim Import einheitlich vorbelegen.

Solche Zuordnungen sollten zunächst mit einer kleinen Testdatei überprüft werden.

Adressimportfilter speichern und laden

Wenn regelmäßig Adressdaten mit derselben Dateistruktur importiert werden, kann eine gespeicherte Importzuordnung die Arbeit erheblich erleichtern.

Sofern der Importassistent das Speichern und Laden von Importfiltern unterstützt, können bereits festgelegte Feldzuordnungen erneut verwendet werden.

Typische Anwendungsfälle sind:

  • regelmäßige Übernahme neuer Kunden,
  • Aktualisierung von Anschriften,
  • Ergänzung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen,
  • wiederkehrender Datenabgleich mit einem externen System.

Prüfen Sie bei jeder Wiederverwendung, ob die Struktur der CSV-Datei unverändert geblieben ist.

Kontrolle vor dem Import (Checkliste)

Vor dem Start des Adressimports sollten folgende Punkte überprüft werden:

  • Eine aktuelle Datenbanksicherung wurde erstellt.
  • Die CSV-Datei verwendet Semikolons als Trennzeichen.
  • Der Zeichensatz ist korrekt eingestellt.
  • Kundennummer und OP-Nummer sind vorhanden.
  • Die Schlüsselfelder sind korrekt und eindeutig.
  • Die Datei enthält keine unbeabsichtigten doppelten Datensätze.
  • Postleitzahlen und Telefonnummern sind richtig formatiert.
  • Die Spaltenüberschriften sind korrekt.
  • Die Feldzuordnung wurde kontrolliert.
  • Die passende Importmethode wurde ausgewählt.
  • Die Datei wurde möglichst zunächst mit wenigen Datensätzen getestet.

Häufige Fehler und Ursachen

Umlaute werden falsch angezeigt

Ursache: Die CSV-Datei wurde mit einem falschen Zeichensatz gespeichert.

Lösung: Speichern Sie die Datei mit einem geeigneten Windows-Zeichensatz und kontrollieren Sie die Darstellung vor dem Import.

Postleitzahlen oder Telefonnummern sind fehlerhaft

Ursache: Excel hat die Werte als Zahlen interpretiert und führende Nullen entfernt.

Lösung: Formatieren Sie die entsprechenden Spalten vor der Bearbeitung als Text und überprüfen Sie die Werte.

Adressen werden doppelt angelegt

Mögliche Ursache: Die Kundennummer oder OP-Nummer stimmt nicht mit den vorhandenen Datensätzen überein oder wurde beim Import falsch zugeordnet.

Lösung: Prüfen Sie die Schlüsselfelder und die ausgewählte Importmethode.

Bestehende Adressen wurden überschrieben

Ursache: Es wurde eine Importmethode gewählt, die vorhandene Datensätze aktualisiert.

Lösung: Prüfen Sie vor dem Import die Importmethode und die zugeordneten Felder. Stellen Sie bei Bedarf den vorherigen Datenstand aus einer Sicherung wieder her.

Spalten werden nicht richtig erkannt

Ursache: Die CSV-Datei enthält zusätzliche Semikolons, problematische Anführungszeichen oder ein ungeeignetes Dateiformat.

Lösung: Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor und kontrollieren Sie die Trennzeichen sowie den Aufbau der Datensätze.

Adressen werden nicht aktualisiert

Mögliche Ursache: Die Zuordnung über Kundennummer und OP-Nummer ist nicht korrekt oder die entsprechenden Felder wurden nicht für den Abgleich ausgewählt.

Lösung: Kontrollieren Sie die Schlüsselfelder, die Feldzuordnung und die gewählte Importmethode.

Weiterführende Dokumente & Tipps

Weitere Informationen zum Aufbau und zur Vorbereitung von CSV-Dateien finden Sie auch in der Dokumentation zum Artikelimport / CSV-Import.

Die dort beschriebenen grundlegenden Hinweise zu Excel, CSV-Trennzeichen, Zeichensätzen und zur Vorbereitung von Importdateien gelten sinngemäß auch für den Adressimport.