Im Menüpunkt Planungen können die Einsatzplanungen der Mitarbeiter verwaltet werden.

In der oberen Leiste der Planungsmaske werden die aktuelle Periode, der Zeitraum, die Kalenderwoche sowie der Status der Periode angezeigt.
Der Status der Periode wird in Klammern dargestellt (geplant, in Planung oder offen) und ist farblich hervorgehoben.

Auf der rechten Seite befinden sich zwei Suchfelder, über die bis zu zwei Mitarbeiter gleichzeitig ausgewählt werden können.
Daneben steht ein Export-Button zur Verfügung, mit dem die Planung eines Mitarbeiters exportiert werden kann.

Zusätzlich gibt es eine Routenübersicht, die die geplanten Termine eines Mitarbeiters auf einer Karte darstellt und eine visuelle Kontrolle der Strecke ermöglicht.

Unterhalb der Leiste befindet sich die Wochenübersicht.

Diese ist von Montag bis Freitag aufgebaut, wobei jeder Tag mit Datum und Wochentag beschriftet ist.
Rechts unten in dieser Ansicht wird zusätzlich die gesamte Fahrzeit des Tages in Minuten angezeigt.

Innerhalb der einzelnen Tage werden die Termine als übersichtliche Terminkarten dargestellt.

Jede Terminkarte enthält folgende Informationen:

• Datum des letzten Besuchs
• Besuchszyklus
• Kundenlogo bzw. Markenlogo
• Name von Kunde , Marke, Filialnummer
• Adresse
• Fahrzeit und Strecke zum nächsten Termin, am Montag inkl. der Anfahrt von der Heimatadresse beim ersten Termin.

Funktionen innerhalb der Tagesansicht

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Kopfzeile eines Tages, erscheinen zusätzliche Funktionen:

• horizontales Verschieben auf den Vortag
• horizontales Verschieben auf den Folgetag

Diese Funktionen ermöglichen es, alle Termine eines Tages mit einem Klick auf den vorherigen oder den nächsten Tag zu verschieben.

Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Storetechniker kurzfristig ausfällt, beispielsweise am Montag, die Tour jedoch am Dienstag wieder aufgenommen wird. In diesem Fall lassen sich die geplanten Termine schnell und unkompliziert auf den Folgetag übertragen.

Termin anlegen

Über das Plus-Symbol innerhalb eines Tages können Sie einen neuen Termin erstellen.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie:

• einen Store auswählen
• ein Datum festlegen
• optionale Bemerkungen für den Techniker hinterlegen

Bemerkungen werden in der Terminkarte orange hervorgehoben und bleiben auch bei einer Neuplanung der Periode bestehen.

Bereits vorhandene Termine können jederzeit:

• bearbeitet
• einem anderen MItarbeiter zugewiesen
• im Datum angepasst werden

Routenoptimierung

Nach Abschluss der Planung kann über das Optimieren-Icon die optimale Route für einen Tag berechnet werden.
Dadurch wird die Reihenfolge der Termine entsprechend der effizientesten Strecke angepasst.

Arbeiten mit zwei Mitarbeitern (Swimlanes)

Wenn Sie einen zweiten Mitarbeiter auswählen, wird die Ansicht horizontal geteilt.
Beide Bereiche besitzen die gleichen Funktionen und ermöglichen eine parallele Planung.

Die zweite Ansicht kann über das Papierkorb-Symbol oben rechts wieder ausgeblendet werden.

Mit den sogenannten Swimlanes können Termine per Drag & Drop:

• innerhalb eines Tages verschoben
• zwischen Tagen angepasst
• oder direkt einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden

Dies ermöglicht eine schnelle und flexible Umverteilung von Terminen zwischen Mitarbeitern.

Termine zwischen zwei Swimlanes tauschen

Wenn Sie mit zwei Swimlanes arbeiten, steht Ihnen eine zusätzliche Funktion zur Verfügung, mit der Sie komplette Termine zwischen zwei Swimlanes vertikal tauschen können.

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie nicht jeden Termin einzeln einem anderen Mitarbeiter zuweisen möchten.

Beispielsweise kann ein kurzfristiger Ausfall eines Mitarbeiters dazu führen, dass alle geplanten Termine schnell und effizient auf einen anderen Mitarbeiter übertragen werden müssen.

Mit nur einem Klick lassen sich die Termine in diesem Fall vollständig tauschen.

Verschobene Termine erkennen und erneut zuweisen

Wenn Sie einen Termin verschieben, wird dieser immer dann blau hervorgehoben wenn der Termin auf einen anderen Mitarbeiter geschoben wurde.

Möchten Sie einem Storetechniker in Zukunft den Store zuweisen, können Sie dies über einen Doppelklick auf den blau hervorgehobenen Termin tun.

Im darauf geöffneten Fenster sehen Sie außerdem, welche Storetechniker in der Vergangenheit für diesen Store zuständig waren, und können diese Information bei der Planung berücksichtigen.

Sobald Sie diese Zuweisung speichern, verschwindet die blaue Hervorhebung, da der Termin nun dauerhaft zugewiesen ist.

Mitarbeiter über mehrere Wochen parallel planen

Es ist möglich, denselben Mitarbeiter zweimal auszuwählen, um seine Termine in verschiedenen Wochen bzw. Kalenderwochen gleichzeitig zu betrachten und zu verwalten. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie langfristige Planungen prüfen oder Termine über mehrere Wochen verschieben möchten, ohne zwischen den Wochen wechseln zu müssen.

Löschen von Terminen

Um einen Termin in der Planung zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Termin.
Es öffnet sich ein Kontextmenü, über das Sie den Termin löschen können.

Verhalten beim Löschen von Terminen in der Planungsansicht

Wird ein Termin direkt aus der Planungsansicht heraus gelöscht, so wird dieser zunächst vollständig aus der aktuellen Planung entfernt und dort nicht mehr angezeigt.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dieses Löschen nur für die aktuell geplante Periode gilt:

• Neubeplanung der gleichen Periode:
  Wird die betroffene Periode erneut beplant, wird der zuvor gelöschte Termin wieder erscheinen, da er bei der Neuberechnung der Planung erneut berücksichtigt wird.
• Zyklische Planung:
  Wird ein Termin innerhalb eines Zyklus gelöscht, betrifft dies ausschließlich diesen konkreten Zyklus. In nachfolgenden Zyklen wird der Termin wieder wie gewohnt berücksichtigt und entsprechend in der Planung angezeigt.

Dieses Verhalten stellt sicher, dass Löschvorgänge keine dauerhafte Entfernung von Terminen aus der zugrunde liegenden Planungslogik bewirken, sondern lediglich eine temporäre Anpassung der aktuellen Planung darstellen.

Routenansicht (Karte)

Über einen Klick auf das Karten-Icon oben rechts gelangen Sie zur Routenansicht. Dort können Sie die Tour eines ausgewählten Mitarbeiters visuell nachvollziehen.

Zusätzlich können Sie in der Routenansicht direkt zwischen den Kalenderwochen wechseln.

In der Ansicht erhalten Sie:

• Linke Seite – Tagesübersicht:
  Jeder Tag wird farblich dargestellt, inklusive Datum, Anzahl der zu besuchenden Stores und der insgesamt gefahrenen Kilometer.
• Rechte Seite – Kartenansicht:
  Eine Vorschau der Route zeigt die Reihenfolge der Termine auf der Karte.
• Dropdown für jeden Tag:
  Durch Aufklappen sehen Sie die einzelnen Terminkarten in Reihenfolge und können so die Tour detailliert überprüfen.

Diese Funktion ist besonders hilfreich, um:

• die geplante Route eines Mitarbeiters schnell zu überblicken,
• die Reihenfolge der Store-Besuche zu prüfen,
• und die Tourplanung zu optimieren.

Durch einen Klick auf den Termin wird dieser direkt auf der Karte hervorgehoben und fokussiert.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Stores geografisch sehr nah beieinander liegen und die nummerierten Markierungen auf der Karte überlappen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Terminliste auf der linken Seite zu nutzen und den gewünschten Termin gezielt auszuwählen.

Der Startpunkt des Storetechnikers wird ebenfalls auf der Karte dargestellt, sofern dieser im Mitarbeiterprofil in der Mitarbeiterverwaltung hinterlegt ist.

Die Rückfahrt zum Heimatstandort des Technikers ist hier nicht in der Berechnung mit eingeflossen, dieses geht technisch nicht mit einzurechnen, da es kein Storebesuch ist.

FAQ rund um die Planungen

Stores pausieren (Zyklussteuerung)

Um Termine gezielt zu verschieben und eine gleichmäßigere Verteilung der Stores auf Einsatzgebiete sowie die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren, steht Ihnen die Funktion „Pausieren“ im Store zur Verfügung, siehe: Stores anlegen und verwalten

Mit dieser Funktion können Sie einen Store temporär aus dem Planungszyklus herausnehmen. Dies ist insbesondere sinnvoll bei unterschiedlichen Besuchsintervallen, wie z. B. zwei- oder dreimonatlichen Zyklen.

Wird ein Store pausiert, erfolgt die Definition immer über einen konkreten Zeitraum bzw. eine Periode. Beispiel: Wenn Sie einen Store für die Periode 06 bis 06 pausieren, wird dieser Store in der Periode 06 nicht in die Planung einbezogen. Ab der darauffolgenden Periode (07) wird der Store automatisch wieder berücksichtigt und normal in den Zyklus eingeplant.

Diese Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen, kurzfristige Anpassungen vorzunehmen, ohne den grundsätzlichen Besuchsrhythmus dauerhaft zu verändern.