Seriennummern dienen der eindeutigen Identifikation einzelner Artikel. Im Gegensatz zur Chargenverwaltung, bei der mehrere Artikel unter einer gemeinsamen Charge zusammengefasst werden, erhält bei der Seriennummernvergabe jedes einzelne Stück eine eigene, eindeutige Kennzeichnung.

Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welcher konkrete Artikel wann bewegt wurde – beispielsweise beim Wareneingang, bei Umlagerungen oder beim Verkauf. Ebenso kann eindeutig festgestellt werden, an welchen Kunden ein bestimmtes Gerät geliefert wurde oder in welcher Stückliste es verbaut ist.

Die Seriennummern kommen insbesondere in folgenden Bereichen zum Einsatz:

• Elektronikartikel
• Produkte mit Garantie- oder Wartungsintervallen
• Hochwertige technische Geräte
• Artikel mit gesetzlicher Rückverfolgbarkeitspflicht

Funktionsweise in der Warenwirtschaft

Wird ein Artikel als seriennummernpflichtig gekennzeichnet, verlangt das System bei jeder Lagerbewegung die Erfassung einer Seriennummer:

• Wareneingang:
  Jeder Artikel muss mit einer Seriennummer erfasst werden – entweder durch Eingabe oder durch Übernahme vorhandener Nummern (z. B. vom Lieferanten oder per Scan).
• Warenausgang:
  Beim Ausbuchen eines Artikels wird eine Auswahl der verfügbaren Seriennummern angezeigt, sodass gezielt das richtige Gerät ausgewählt werden kann.
• Umlagerungen:
  Auch bei Lagerbewegungen wird sichergestellt, dass die konkrete Seriennummer korrekt umgebucht wird.

Seriennummern bleiben dauerhaft mit dem Artikel verknüpft und werden in der Historie gespeichert. In der Artikelverwaltung können Sie im Reiter „Seriennummern“ jederzeit einsehen, welche Seriennummern aktuell auf Lager und in welchen Belegen enthalten sind.

Verhalten in der Boneingabe

In der Boneingabe (Kasse) ist die Verwendung von Seriennummern verpflichtend, sobald ein Artikel entsprechend gekennzeichnet ist:

• Nach Auswahl des Artikels öffnet sich automatisch ein Dialog zur Auswahl der Seriennummer
• Der Artikel wird erst in den Bon übernommen, wenn eine gültige Seriennummer hinterlegt wurde
• Bei Mengen größer als 1 muss für jedes einzelne Stück eine eigene Seriennummer erfasst werden

Dies gewährleistet eine eindeutige Zuordnung jedes verkauften Geräts zu einem Kunden.

Seriennummern in der Fakturierung und im Lager

Wird in der Fakturierung ein Beleg erstellt, der einen seriennummernpflichtigen Artikel als Position enthält, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Seriennummer direkt bei der Belegerstellung zuzuweisen.

Option 1: Seriennummer sofort zuweisen („Ja“)

Wird der Dialog „Seriennummer zuweisen“ mit „Ja“ bestätigt:

• Die Seriennummer wird direkt im Beleg hinterlegt
• Die Auswahl erfolgt im Büro
• Der Lagerarbeiter muss anschließend:
  • genau diese Seriennummer im Lager finden
  • den entsprechenden Artikel entnehmen

Nachteil:

• erhöhter Aufwand im Lager
• Risiko, dass der Artikel erst gesucht werden muss

Option 2: Seriennummer später zuweisen („Nein“)

Wird der Dialog mit „Nein“ beantwortet:

• Die Seriennummer bleibt zunächst offen
• Der Beleg wird ohne feste Zuordnung gespeichert

Zuweisung im Lager (Moinlog)

Die tatsächliche Zuweisung erfolgt später durch den Lagermitarbeiter:

• Artikel wird im Lager physisch entnommen
• Seriennummer wird per Scanner (Moinlog) erfasst
• System ordnet die Seriennummer automatisch der Belegposition zu

Vorteil:

• hohe Flexibilität
• praxisnaher Ablauf
• keine unnötige Abstimmung zwischen Büro und Lager

Nachverfolgung in der Artikelverwaltung

Die zugewiesenen Seriennummern können jederzeit in der Artikelverwaltung überprüft werden:

• im Reiter „Seriennummern“
• Übersicht über:
  • zugehörige Belege
  • Kunden / Empfänger
  • Lieferanten
  • Zeitpunkt der Zuordnung

Dadurch lässt sich eindeutig nachvollziehen:

• welche Seriennummer
• wann
• an welchen Kunden
• über welchen Beleg

zugeordnet wurde.

Verwendung in Stücklisten und Produktion

Seriennummern können auch im Zusammenhang mit Stücklisten (Bundles oder Produktionsstücklisten) verwendet werden:

• Ein Hauptartikel (z. B. Fahrrad) kann seriennummernpflichtig sein
• Die enthaltenen Komponenten können ebenfalls Seriennummern besitzen
• Bei der Produktion erhält der fertige Artikel eine eigene Seriennummer, unabhängig von den enthaltenen Teilen

Damit ist auch bei komplexen Produkten eine vollständige Rückverfolgbarkeit gewährleistet.

Seriennummern beim Wareneingang (Moinlog)

Beim Wareneingang über das WMS-System (Moinlog) werden seriennummernpflichtige Artikel direkt beim Einbuchen erfasst.

Ablauf beim Wareneingang:

1. Artikel scannen
   Der Lagermitarbeiter scannt zunächst den entsprechenden Artikel.
2. Seriennummern erfassen
   Anschließend werden die zugehörigen Seriennummern der einzelnen Geräte gescannt.
3. Mengenbuchung
   Die Menge ergibt sich automatisch aus der Anzahl der erfassten Seriennummern.

Anzeige von Seriennummern auf Belegen

Damit Seriennummern auf einem Beleg (z. B. Lieferschein oder Rechnung) angezeigt und ausgegeben werden können, muss das entsprechende Formular angepasst werden.

Voraussetzung ist, dass im verwendeten Formular die Variable „Seriennummern“ hinterlegt ist.

Nur wenn diese Variable im Formular eingebunden ist, können die zum Artikel erfassten Seriennummern beim Druck oder in der Vorschau des Belegs angezeigt werden.

Hinweis zur Einrichtung:

Die Einbindung der Variable erfolgt im jeweiligen Formular-Editor. Je nach Layout kann die Ausgabe beispielsweise positionsbezogen unterhalb des Artikels oder gesammelt im Beleg erfolgen.

Stellen Sie sicher, dass:

• die Variable korrekt im Formular platziert ist (Wiederholteil)
• ausreichend Platz im Formular vorgesehen ist